Wie elektronischer Datenaustausch EDI für effiziente Bestellprozesse und für mehr Effizienz im Einkauf sorgt

Jessica, Du bist für EDI-Anbindungen von Kundinnen und Kunden bei EM verantwortlich. Was bedeutet EDI eigentlich?

EDI steht für Electronic Data Interchange, also den elektronischen Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern. Dabei werden standardisierte Dokumente wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder Lieferavise automatisch und digital übertragen. Das reduziert manuelle Arbeit, Fehler und beschleunigt die Prozesse erheblich.

Zwei Beispiele: Ein grosser Industriekunde nutzt den Punchout, um direkt aus seinem ERP-System auf unseren Webshop zuzugreifen und dort aktuelle Preise und Verfügbarkeiten in Echtzeit abzurufen.

Ein weiterer Kunde hat durch die automatische Rechnungserstellung via EDI seine Buchhaltungsprozesse deutlich beschleunigt.

Wie kann ich mir den Bestellprozess als Kunde vorstellen?
Wie bestelle ich?

Als Kunde können Sie zum Beispiel direkt aus Ihrem ERP-System heraus eine Bestellung erstellen, die automatisch im richtigen EDI-Format an uns übermittelt wird. Selbstverständlich funktioniert die Integration in Marktplätze wie zum Beispiel Ariba genauso. Alternativ nutzen Sie den Punchout-Mechanismus, bei dem Sie aus Ihrem System heraus zum EM-Webshop springen, dort Produkte auswählen und die Bestellung zurück in Ihr System übertragen. So wird der gesamte Bestellprozess digital abgewickelt.

Wie viele Kunden nutzen EDI bereits?

Wir haben bereits über 100 Kunden, die EDI aktiv nutzen – von kleinen bis zu grossen Unternehmen. Die genaue Zahl wächst stetig, da immer mehr Kunden die Vorteile der automatisierten Prozesse erkennen und nutzen.

Wie gehe ich als Kunde vor, wenn ich mein Unternehmen auf die EDI-Nutzung vorbereiten will?

Zunächst sollte man natürlich abwägen, welche Ziele und Erwartungen damit verknüpft sind. Dazu gehört auch eine Analyse der internen Prozesse und IT-Systeme, um die Anforderungen zu definieren und die Machbarkeit zu prüfen. Dann empfiehlt es sich, mit unseren Spezialistinnen und Spezialisten Kontakt aufzunehmen, um die technischen Voraussetzungen und die passenden Schnittstellen zu besprechen. Schulungen und Tests sind ebenfalls wichtige Schritte vor dem Live-Betrieb.

Gibt es typische Herausforderungen bei diesen Projekten, die Du immer wieder siehst?

Ja, häufig sind es unterschiedliche technische Standards oder unklare Prozessabläufe zwischen den Partnern. Die Abstimmung der Schnittstellen erfordert oft besondere Aufmerksamkeit. Mit guter Planung und enger Zusammenarbeit lassen sich diese Herausforderungen gut meistern.

Was sagt ein Kunde sechs Monate nach der erfolgreichen EDI-Integration?

Erfahrungsgemäss haben sich ihre Bestellprozesse deutlich beschleunigt und vereinfacht. Sie sparen Zeit durch weniger manuelle Eingaben. Ausserdem schätzen sie die bessere Transparenz und Nachverfolgbarkeit ihrer Bestellungen. Insgesamt führt die EDI-Integration zu mehr Effizienz und einer engeren Zusammenarbeit mit uns als Lieferant.